Cómo llevar la contabilidad de un bar correctamente

Llevar la contabilidad de un bar de forma adecuada es clave para el éxito del negocio. No solo permite cumplir con las obligaciones fiscales, sino también tomar decisiones financieras inteligentes. A continuación, te presentamos los pasos esenciales para gestionar correctamente la contabilidad de tu bar.

1º Sistema para llevar la contabilidad en un bar

El primer paso para manejar la contabilidad de tu bar es decidir qué sistema vas a usar para llevar los números:

• Sistema manual: Este es el método más antiguo. Es útil si tu bar es muy pequeño y no haces muchas transacciones, pero cuidado, porque puede ser fácil cometer errores y lleva mucho tiempo. Escribes todo a mano en libros de contabilidad o libros de cuentas.
• Plantillas Excel de contabilidad: Son hojas de cálculo que te ayudan a organizar la contabilidad sin necesidad de un programa especializado. Puedes poner tus ingresos y gastos, y Excel hace las cuentas por ti. Es una buena opción barata y fácil de personalizar para bares pequeños. Ver aquí distintas plantillas excel para bares
• Sistema informatizado: Si buscas algo que te ahorre tiempo y sea muy preciso, esta podría ser la mejor opción. Estos son software para bares te ayudan a automatizar todo su funcionamiento, desde control de las ventas hasta el inventario y las nóminas.

2º Organiza tus ingresos y gastos diarios

Uno de los primeros pasos para una tener una contabilidad eficiente es registrar diariamente las ventas y los gastos. Esto incluye:

• Ventas en efectivo y con tarjeta.
• Compras de insumos y bebidas.
• Gastos operativos : agua, luz, gas, alquiler, publicidad,…
• Sueldos y propinas.

 Usa una hoja de cálculo o un software contable para mantener un registro detallado.

Antes de meterte de lleno con la contabilidad, es muy importante que reunas toda la documentación financiera que tienes.

• Tickets de venta: No pierdas los tickets de cada venta que haces, porque son la prueba de tus ingresos.
• Facturas: Guarda copias de las facturas que das a tus clientes y de las que recibes de tus proveedores, como las compras de alimentos, bebidas, materiales de limpieza, y los recibos de servicios como luz o agua.
• Documentos bancarios: Guarda bien los extractos de tus cuentas y los comprobantes de las operaciones que hagas, como transferencias y depósitos.
• Registros de empleados: Ten a mano los contratos, nóminas y cualquier papel relacionado con la gente que trabaja en tu bar.
• Inventarios: Lleva un registro actualizado de lo que tienes en stock, desde bebidas hasta alimentos y otros suministros, para que puedas manejar bien los costos y saber siempre lo que necesitas.

Así, cuando empieces a usar el sistema contable que elegiste, todo será más rápido y no te dejarás nada atrás, tanto de lo que compras como de lo que vendes.

Ver 10 Gastos mensuales de un bar y cómo optimizarlos

2. Separa tus finanzas personales y del negocio

Evita mezclar tus gastos personales con los del bar. Crea una cuenta bancaria exclusiva para el negocio, de esta manera podrás tener mayor control y evitar confusiones al momento de hacer balances.

3. Controla el inventario regularmente

El inventario es uno de los activos más importantes de un bar. Lleva un control del stock de bebidas, alimentos y utensilios. Esto te ayudará a:

• Prevenir pérdidas o robos.
• Ajustar precios de venta.
• Optimizar las compras.
• Analizar los costes de los ingredientes y materiales utilizados en tus productos para determinar su margen de ganancia.
• Identificar posibles fugas o pérdidas de inventario y tomar medidas correctivas.

4. Cumple con tus obligaciones fiscales

Debes estar al día con tus impuestos. Asegúrate de:

• Declarar IVA o impuesto sobre ventas.
• Presentar declaraciones de ingresos mensuales o trimestrales.
• Pagar retenciones a la Seguridad Social si tienes empleados.

5. Utiliza un software de contabilidad para bares

Hoy en día existen herramientas específicas para bares y restaurantes que te permiten automatizar procesos, generar reportes y mantener tus datos seguros. Algunos de los más utilizados incluyen:

• Contasol
• Alegra
• QuickBooks

6. Haz cierres contables mensuales

Al final de cada mes, realiza un cierre contable que incluya:

• Resumen de ingresos y gastos.
• Revisión de inventario.
• Estado de cuentas bancarias.

Este paso es fundamental para tener una visión clara del rendimiento del bar.

Estos informes te van a mostrar claramente cómo está tu negocio, te ayudarán a tomar decisiones basadas en datos reales y puede marcar la diferencia en la eficiencia y rentabilidad de tu negocio

7. Contrata una asesoría contable especializada en el sector hostelería

Contar con un buen asesor contable y fiscal puede marcar la diferencia en la eficiencia y rentabilidad de tu negocio

• Conocimiento especializado de las particularidades contables y fiscales del sector.
• Optimización de los procesos contables y fiscales, permitiéndote ahorrar tiempo y recursos.
• Asesoramiento personalizado para la toma de decisiones financieras estratégicas.
• Reducción de errores y riesgos en la gestión contable y fiscal.
• Acompañamiento en caso de inspecciones fiscales y auditorías.

Ver Qué rentabilidad ofrece un bar. Claves a tener en cuenta

Herramientas contables recomendadas para bares

Utilizar un buen software de contabilidad puede marcar la diferencia en la gestión diaria de tu bar. Aquí tienes algunas de las opciones más efectivas:

1. Contasol

• Gratuito y con múltiples funciones.
• Ideal para pequeños negocios que requieren control contable básico.
• Permite generar facturas, registrar ingresos y egresos, y llevar libros contables.

2. Alegra

• Pensado para pequeñas y medianas empresas en América Latina.
• Interfaz intuitiva y soporte técnico en español.
• Permite generar reportes fiscales, facturas electrónicas y control de inventario.

3. QuickBooks

• Popular a nivel internacional.
• Muy útil para llevar finanzas automatizadas.
• Integración con cuentas bancarias y manejo de nóminas.

4. Hosteltáctil

• Especializado en bares y restaurantes.
• Incluye TPV, gestión de almacén e informes financieros.
• Se adapta a negocios con alta rotación de productos.

Errores comunes al llevar la contabilidad de un bar (¡y cómo evitarlos!)

Evitar ciertos errores comunes puede ahorrarte muchos dolores de cabeza. Aquí algunos de los más frecuentes:

1. No registrar los gastos menores. A veces, los gastos pequeños se pasan por alto. Sin embargo, sumados pueden afectar tu rentabilidad. Registra todo, incluso los gastos mínimos.

2. Falta de control de inventario. El descontrol del inventario lleva a pérdidas económicas por robos o desperdicios. Haz recuentos periódicos y actualiza tus registros.

3. No separar las finanzas personales. Este error es muy común en bares familiares o pequeños. Utiliza cuentas bancarias separadas para no mezclar gastos personales con los del negocio.

4. Ignorar los impuestos. No presentar impuestos a tiempo puede acarrear multas y sanciones. Lo ideal es contar con un contador o usar software que te recuerde las fechas importantes.

5. No analizar los datos contables. Registrar datos no sirve de nada si no los analizas. Revisa los informes financieros cada mes para tomar decisiones estratégicas.

Normativas fiscales clave para bares en España (2025)

1. Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

• Los bares deben aplicar un IVA reducido del 10% en comidas y bebidas.
• Si se ofrecen servicios adicionales como espectáculos, el tipo impositivo puede aumentar al 21%.
• Modelo 303 es un documento trimestral para autoliquidar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) soportado y repercutido.

2. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

• Los propietarios deben declarar los beneficios obtenidos, aplicando los tramos correspondientes del IRPF.

3. Impuesto de Sociedades (si eres sociedad)

• Si el bar está constituido como S.L., tributas por el Impuesto de Sociedades (modelo 200).

 4. Retenciones e ingresos a cuenta

• Si tienes empleados, debes retener y pagar a Hacienda:

  • IRPF de nóminas (modelo 111).

  • Cotizaciones sociales (a través de la Seguridad Social).

  • Resumen anual (modelo 190).

5. Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

• Los bares están sujetos al IAE.
• Están exentos si la facturación anual es inferior a 1 millón de euros.

6. Facturación electrónica obligatoria

• Es obligatorio emitir facturas electrónicas que cumplan con los requisitos legales y enviarlas a la Agencia Tributaria en tiempo real.

7. Límite en pagos en efectivo

• Se establece un límite de 1.000 euros para pagos en efectivo en transacciones donde intervenga un profesional o empresario.

8. Tasa de residuos (Ley 7/2022)

• Desde abril de 2025, se aplica una nueva tasa de residuos para cubrir el coste total del servicio de recogida, transporte y tratamiento de residuos.
• En Barcelona, esta tasa se vincula al consumo de agua.

9. Ley de Desperdicio Alimentario

• Obliga a bares y restaurantes a proporcionar envases reutilizables o fácilmente reciclables sin costo para que los clientes puedan llevarse los alimentos no consumidos.
• Promueve la donación de alimentos sobrantes a ONG.